Cosa sono i workflow e perché sono utili

I workflow sono il cuore dell'automazione in Ingegno CRM. Un workflow è una sequenza di azioni automatiche che viene eseguita quando si verifica un evento specifico nel tuo CRM. Eliminano le attività ripetitive, riducono gli errori manuali e permettono al tuo team di concentrarsi su compiti ad alto valore.

Con i workflow puoi:

Automatizzare processi: Esegui automaticamente una serie di azioni quando accade qualcosa (es. inviare un'email quando un lead viene creato)
Migliorare i tempi di risposta: Rispondi immediatamente ai tuoi clienti 24/7 senza intervento manuale
Gestire i lead: Alimenta i lead attraverso la pipeline, assegna compiti al team, aggiungi tag automaticamente
Integrare canali: Combina WhatsApp, Email, Live Chat e altre fonti in workflow intelligenti
Utilizzare l'IA: Sfrutta GPT-4, Claude, Gemini per generare contenuti e rispondere automaticamente

La sezione Workflow

Nel pannello laterale sinistro di Ingegno CRM, troverai la sezione Workflow con tre schede principali:

Tutti i Workflow

Questa è la vista principale dove puoi vedere tutti i tuoi workflow. Qui puoi:

Visualizzare l'elenco di tutti i workflow creati
Cercare e filtrare per nome o stato
Creare nuovi workflow
Accedere agli editor e alle statistiche di esecuzione

Esecuzioni

Visualizza la cronologia dettagliata di tutte le esecuzioni dei workflow. Perfetto per controllare se i tuoi workflow stanno funzionando correttamente e debug di eventuali problemi.

Template

Accedi a una libreria di template predefiniti. Scegli un template come punto di partenza e personalizzalo secondo le tue esigenze, risparmiando tempo nella creazione.

La lista workflow

La pagina Tutti i Workflow mostra le tue automazioni in formato card. Ogni card contiene:

Nome e Descrizione

Il titolo del workflow e una breve descrizione. Se non hai aggiunto una descrizione, vedrai "Nessuna descrizione".

Badge di Stato

Attivo: Il workflow è abilitato e può essere eseguito
In Pausa: Il workflow è disabilitato e non verrà eseguito

Badge Trigger

Indica l'evento che attiva il workflow:

"WhatsApp Ricevuto" — Attivato quando arriva un messaggio WhatsApp
"Live Chat Ricevuta" — Attivato quando arriva un messaggio da live chat
"Lead Creato" — Attivato quando viene creato un nuovo lead
E altri trigger disponibili

Statistiche di Esecuzione

"X esecuzioni": Numero totale di volte che il workflow è stato eseguito
Conteggi: Numero di esecuzioni riuscite e fallite
"Ultima esecuzione: data": Quando è stato eseguito l'ultima volta

Creare un workflow

Hai due modi per creare un nuovo workflow in Ingegno:

Da zero

Vai a Workflow → Tutti i Workflow
Clicca il pulsante + Crea Workflow
Assegna un nome al workflow
Inizia a disegnare: trascina i nodi dal pannello sulla sinistra

Da un template

Vai a Workflow → Template
Sfoglia i template disponibili per categoria:

Nurturing Lead
Vendite
Gestione Lead
Messaggistica
Automazione AI
Produttività
Integrazioni

Scegli un template che corrisponde al tuo caso d'uso
Clicca "Sfoglia Template" per visualizzare i dettagli
Personalizza il template secondo le tue esigenze
Salva il tuo workflow personalizzato

L'editor workflow

Quando crei o modifichi un workflow, entri nell'editor visuale. Ecco i componenti principali:

Header

Nome del workflow: Visualizza il nome che puoi modificare cliccando su di esso
Badge di stato: Mostra se il workflow è "Attivo" o "Abilitato"
"Tutte le modifiche salvate": Conferma che il tuo workflow è stato salvato
"Testa": Prova il workflow con dati di test
"Salva": Salva le modifiche

Palette Nodi (Pannello sinistro)

Contiene tutti i nodi disponibili organizzati per categoria. Vedi il testo "Trascina i nodi sul canvas o clicca per aggiungere". Puoi:

Trascinare un nodo sul canvas bianco centrale
Oppure cliccare su un nodo per aggiungerlo automaticamente

Canvas (Area centrale)

Lo spazio bianco dove disegni il tuo workflow. Qui:

I nodi appaiono come rettangoli
Crei connessioni trascinando da un nodo all'altro
Configuri ogni nodo cliccandoci sopra
Vedi il flusso logico del workflow da sinistra a destra

Categorie di nodi e descrizioni

I nodi sono i mattoni del tuo workflow. Sono organizzati in categorie nella Palette Nodi:

Trigger

I trigger avviano il workflow quando si verifica un evento specifico. Ogni workflow deve iniziare con almeno un trigger.

Evento CRM

Attivato quando accade qualcosa nel CRM come il cambio dello stato di un lead o la creazione di un cliente. Eventi ciclo di vita lead/cliente.

Evento Canale

Attivato quando arriva un messaggio da uno dei tuoi canali:

Email ricevuta
WhatsApp ricevuto
Live Chat ricevuta

Programmato

Esegui il workflow secondo una pianificazione ricorrente usando espressioni cron. Perfetto per report automatici, pulizia dati o follow-up programmati.

Attivazione Manuale

Il workflow viene attivato manualmente dalla dashboard. Utile per azioni che esegui solo quando necessario.

Webhook

Attivato da una richiesta HTTP esterna. Perfetto per integrare sistemi esterni che inviano dati a Ingegno.

Messaggistica

Nodi per inviare messaggi ai tuoi lead e clienti.

Invia Email

Invia un messaggio email. Puoi personalizzare l'oggetto, il corpo e usare variabili dinamiche dal CRM.

Invia Testo WhatsApp

Invia un semplice messaggio di testo via WhatsApp. Usa per comunicazioni rapide e dirette.

Invia Template WhatsApp

Invia un template WhatsApp approvato. Più affidabile per messaggi transazionali o marketing.

Invia Messaggio Live Chat

Invia un messaggio direttamente nella conversazione live chat con il cliente.

Invia Notifica

Invia una notifica in-app al tuo team o al cliente.

Azioni CRM

Nodi che modificano i dati nel tuo CRM.

Cerca Lead

Cerca lead secondo criteri specifici e itera su ognuno di essi. Perfetto per eseguire azioni su più lead contemporaneamente.

Crea Lead

Crea un nuovo lead nel CRM con i dati forniti nel workflow.

Crea Cliente

Crea un nuovo cliente nel CRM convertendo un lead o creandone uno nuovo.

Aggiorna Lead

Modifica i campi di un lead esistente (nome, email, telefono, campi personalizzati, ecc.).

Aggiorna Cliente

Modifica i campi di un cliente esistente.

Sposta in Fase

Muovi un lead da una fase a un'altra della tua pipeline di vendita.

Assegna a Membro

Assegna un lead a uno specifico membro del team.

Aggiungi Tag

Aggiungi uno o più tag a un lead o cliente per organizzare e categorizzare.

Crea Evento Calendario

Crea un appuntamento nel calendario che puoi condividere con il team.

IA (Artificial Intelligence)

Nodi che sfruttano la potenza dell'IA per generare contenuti e prendere decisioni intelligenti.

AI Agent

Un agente IA autonomo equipaggiato con strumenti specifici. Può prendere decisioni, eseguire azioni complesse e iterare automaticamente.

OpenAI (GPT)

Genera testo usando il modello GPT-4 di OpenAI. Ideale per scrivere email, riassunti, risposte personalizzate.

Anthropic (Claude)

Genera testo usando Claude di Anthropic. Eccellente per contenuti complessi e ragionamento avanzato.

Google Gemini

Genera testo usando Gemini di Google. Un'altra opzione di IA per diversificare le tue fonti.

Esterni

Nodi per integrare sistemi e servizi esterni.

Richiesta HTTP

Effettua una chiamata API esterna. Perfetto per integrare servizi di terze parti come Zapier, Make, o API personalizzate.

Logica

Nodi che determinano il flusso di esecuzione in base a condizioni.

Se/Altrimenti

Dirama il workflow in due percorsi basati su una condizione. Se la condizione è vera, segue il ramo "Se"; altrimenti, segue il ramo "Altrimenti".

Switch

Crea più rami in base a diverse condizioni. Più flessibile del nodo Se/Altrimenti quando hai molti percorsi possibili.

Temporizzazione

Nodi che controllano il tempo di esecuzione.

Attendi

Pausa il workflow per una durata specifica (es. 5 minuti, 2 ore, 1 giorno).

Attendi Fino A

Pausa il workflow fino a un momento specifico (es. fino alle 9 AM il giorno successivo).

Attendi Evento

Attende fino a che accada un evento specifico (es. una risposta email) o fino a un timeout.

Attendi Orario di Lavoro

Attende fino al prossimo orario lavorativo. Utile per evitare di contattare i clienti fuori orario.

I trigger spiegati in dettaglio

I trigger sono fondamentali perché definiscono quando il tuo workflow viene eseguito. Comprendere i trigger ti aiuta a creare automazioni efficaci.

Ogni workflow deve iniziare con almeno un trigger. Senza un trigger, il workflow non può essere attivato.

Trigger CRM (Evento CRM)

Attivato da eventi relativi a lead e clienti. Esempi:

Lead creato → Invia email di benvenuto
Lead spostato in "Negoziazione" → Assegna al sales manager
Cliente creato → Aggiungi alla lista newsletter

Trigger di Canale (Evento Canale)

Attivato quando arrivano messaggi dai tuoi canali di comunicazione:

Email ricevuta → Rispondi automaticamente con una conferma
WhatsApp ricevuto → Indirizza il messaggio al team giusto
Live Chat ricevuta → Rispondi con un AI Agent

Trigger Programmato

Usa espressioni cron standard. Esempi:

"0 9 *" = Ogni giorno alle 9 AM
"0 9 1-5" = Lunedì a venerdì alle 9 AM
"0 0 1 " = Primo giorno di ogni mese

Webhook

Perfetto per integrazioni personalizzate. Ricevi un URL univoco che i sistemi esterni possono contattare per attivare il workflow.

Testare e attivare i workflow

Dopo aver creato un workflow, devi testarlo e attivarlo:

Testare il workflow

Nell'editor, clicca il pulsante "Testa"
Fornisci dati di test (es. nome del lead, email, ecc.)
Osserva come il workflow procede passo dopo passo
Verifica che i risultati siano quelli attesi

Salvare il workflow

Clicca "Salva" per memorizzare le modifiche. Vedrai il messaggio "Tutte le modifiche salvate" confermando il successo.

Attivare il workflow

Nella scheda Tutti i Workflow, troverai il badge di stato per ogni workflow:

Clicca sul badge "In Pausa" per attivare il workflow → diventerà "Attivo"
Clicca sul badge "Attivo" per disabilitare il workflow → diventerà "In Pausa"

Un workflow Attivo inizierà immediatamente a rispondere ai suoi trigger.

Durante il test, puoi mantenere il workflow "In Pausa" in modo che non esegua azioni reali finché non sei sicuro che funzioni correttamente.

Storico esecuzioni

Vai a Workflow → Esecuzioni per visualizzare il dettagliato storico di tutte le esecuzioni dei workflow.

Statistiche generali

Vedrai un riepilogo con:

Esecuzioni Totali: Numero totale di volte che i tuoi workflow sono stati eseguiti
Riuscite: Numero di esecuzioni completate con successo
Fallito: Numero di esecuzioni che non hanno completato con successo
Tasso di Successo: Percentuale di esecuzioni riuscite

Tabella esecuzioni

Visualizza ogni singola esecuzione con:

Workflow: Nome del workflow che è stato eseguito
Stato: Badge "Completato" o stato di errore
Avviato: Data e ora di inizio
Durata: Quanto tempo ha impiegato l'esecuzione
Visualizza: Link per vedere i dettagli dell'esecuzione

Usa questa sezione per:

Monitorare la salute dei tuoi workflow
Identificare problemi e bottleneck
Verificare che le automazioni stiano producendo i risultati attesi

Libreria Template

I template sono workflow predefiniti creati da Ingegno per casi d'uso comuni. Usarli accelera significativamente la creazione di automazioni.

Accedere ai template

Vai a Workflow → Template
Vedrai il titolo "Template Workflow"
La descrizione recita: "Inizia con un template predefinito e personalizzalo secondo le tue esigenze"

Sfogliare i template

Puoi ricercare con "Cerca template..." o filtrare per categoria:

Tutti: Mostra tutti i template disponibili
Nurturing Lead: Template per nutrire e coltivare lead nel tempo
Vendite: Automazioni relative al processo di vendita
Gestione Lead: Organizzazione e tracciamento di lead
Messaggistica: Invio di messaggi automatizzati
Automazione AI: Workflow che sfruttano l'intelligenza artificiale
Produttività: Automazioni che aumentano l'efficienza del team
Integrazioni: Workflow che collegano sistemi esterni

Informazioni su ogni template

Ogni template mostra:

Badge di categoria: La categoria a cui appartiene
Nome e descrizione: Cosa fa il template
Tag: Parole chiave per trovarli facilmente
"X nodi": Numero di nodi inclusi nel template

Utilizzare un template

Clicca "Sfoglia Template" o sul template stesso
Rivedi la struttura e la logica
Clicca per importarlo e crearne una copia
Personalizza il template secondo le tue esigenze
Rinomina se desiderato
Salva

I template sono un ottimo punto di partenza. Non esitate a modificarli significativamente per adattarli al vostro flusso di lavoro specifico.

Prossimi passi

WhatsApp Business — Scopri come integrare WhatsApp nei tuoi workflow
Gestione Lead — Comprendi i lead per automatizzare i processi intorno ad essi
Pipeline — Configura le fasi della pipeline per il nodo Sposta in Fase
Live Chat — Configura la Live Chat per usare i trigger Evento Canale