Quando i preventivi aumentano, serve ordine
Preventivi in Word, PDF sparsi nelle email, versioni diverse che girano senza controllo. Se gestisci piu trattative contemporaneamente, il problema non e fare preventivi piu belli: e sapere sempre cosa e stato inviato, a chi, e in quale versione.
Cosa succede quando i preventivi vivono fuori dal gestionale
Ogni preventivo viene creato a parte, salvato da qualche parte, inviato via email. Quando devi ritrovarlo, controllare cosa conteneva o capire se e stato aggiornato, inizia la ricerca. E intanto il cliente aspetta.
- Versioni diverse dello stesso preventivo che girano senza controllo
- Nessuno storico: per sapere cosa e stato inviato devi cercare nelle email
- Preventivi scollegati dalle trattative: difficile avere il quadro completo
- Errori di copia-incolla tra documenti Word o Excel
- Calcoli manuali che portano a errori nei totali e negli sconti
Integrare i preventivi nel gestionale significa che ogni documento e collegato al cliente e alla trattativa. Sai sempre qual e la versione corrente, cosa e stato inviato, e puoi ritrovare tutto in un click.
Come funziona in pratica
Crea il template
Definisci i template dei preventivi con il tuo logo, i colori aziendali e la formattazione che preferisci. Crei il template una volta, lo riusi per sempre.
Compila dal catalogo
Seleziona prodotti e servizi dal tuo listino. Quantita, prezzi e sconti si calcolano automaticamente. Zero errori di formula.
Invia con un click
Genera il PDF e invialo via email direttamente dal CRM. Il sistema registra data, destinatario e versione.
Traccia lo stato
Sai se il preventivo e stato aperto, accettato o rifiutato. Quando serve, crei una nuova revisione mantenendo lo storico completo.
Perché scegliere questa funzionalità
Ogni preventivo resta collegato al cliente
I preventivi vengono creati dalla scheda cliente o dalla trattativa. Non devi cercare file: apri il cliente e trovi tutto.
Nessuna versione persa o duplicata
Il sistema tiene traccia delle revisioni. Sai sempre qual e la versione corrente e puoi consultare lo storico completo.
Sai sempre cosa e stato inviato e quando
Ogni invio viene registrato. Non devi cercare nelle email per capire se il preventivo e partito.
Calcoli corretti, sempre
Prezzi, sconti, totali: tutto calcolato automaticamente dal listino. Niente errori di formula, niente sorprese.
Come può aiutarti
Per chi gestisce piu trattative
Ogni trattativa ha i suoi preventivi collegati. Apri la scheda e vedi tutto lo storico: versioni, invii, stato.
Per chi fa preventivi ricorrenti
Per clienti con contratti annuali o rinnovi, duplica il preventivo precedente e aggiorna solo cio che serve.
Per chi deve far approvare internamente
Prima di inviare un preventivo importante, puoi richiedere l'approvazione di un responsabile. Tutto tracciato.
Per chi gestisce listini complessi
Prodotti con varianti, sconti a scaglioni, prezzi per cliente: il catalogo gestisce la complessita, tu selezioni e invii.
Per chi lavora su commesse
Preventivi dettagliati con voci multiple, note tecniche e condizioni specifiche. Ogni commessa ha il suo preventivo collegato.
Preventivi come parte del processo, non come documenti isolati
Il problema non e fare preventivi piu belli. Il problema e quando ogni preventivo vive per conto suo, scollegato dal cliente e dalla trattativa, impossibile da ritrovare senza cercare nelle email.
Con Ingegno, i preventivi diventano parte del flusso commerciale. Ogni documento e collegato, tracciato, ritrovabile in un click.
Il costo nascosto dei preventivi "fatti a mano"
Molte aziende non si rendono conto di quanto tempo perdono nella gestione dei preventivi. Ecco uno scenario tipico:
- Il commerciale riceve una richiesta
- Apre un file Word, copia un preventivo precedente
- Modifica i dati, ricalcola i totali a mano
- Salva il PDF, lo allega a un'email
- Il cliente chiede modifiche: si ricomincia
Con Ingegno, questo processo diventa: seleziona i prodotti dal catalogo, genera il preventivo, invia. Tutto in pochi minuti.
Calcola il risparmio
Se il tuo team crea 20 preventivi al mese e ogni preventivo richiede 45 minuti "fatto a mano", sono 15 ore/mese. Con Ingegno, lo stesso lavoro richiede circa 3 ore. Sono 12 ore al mese risparmiate, da dedicare ai clienti.
Catalogo prodotti: la base di partenza
Il catalogo prodotti e il cuore della gestione preventivi:
- Prodotti e servizi con descrizione, prezzo base e unita di misura
- Categorie per organizzare il catalogo (software, servizi, formazione, hardware)
- Sconti personalizzati applicabili direttamente all'interno di ogni preventivo
Quando crei un preventivo, selezioni gli item dal catalogo. Prezzi, sconti e totali si calcolano automaticamente.
Revisioni e storico: niente piu confusione
Ogni preventivo puo avere piu revisioni. Il sistema tiene traccia di tutto:
- Versione corrente sempre in evidenza
- Storico revisioni con data, autore e modifiche
- Confronto tra versioni per capire cosa e cambiato
Il cliente chiede di modificare il preventivo? Crei una nuova revisione. La versione precedente resta nello storico. Nessuna confusione su "quale versione e quella giusta".
Accettazione online: meno attrito, piu velocita
Invece di stampare, firmare e scansionare, il cliente puo accettare il preventivo online:
- Riceve un link via email
- Visualizza il preventivo nel browser
- Accetta con un click
Tu ricevi la notifica in tempo reale. Il deal nella pipeline si aggiorna automaticamente. Zero carta, zero attesa.
Tasso di conversione
Le aziende che usano l'accettazione online vedono un aumento del 25% nel tasso di conversione dei preventivi. Il motivo e semplice: meno attrito significa meno preventivi "dimenticati" sulla scrivania del cliente.
Dal preventivo alla trattativa: il flusso completo
I preventivi non sono un'attivita isolata. Con Ingegno, fanno parte del flusso commerciale:
- Il deal avanza nella pipeline quando il preventivo viene inviato
- Le automazioni creano task di follow-up dopo l'invio
- Quando il cliente accetta, la trattativa si aggiorna
- I dati vengono esportati per la fatturazione
Non devi aggiornare manualmente la pipeline. Il flusso e automatico, dalla creazione del preventivo alla chiusura del deal.
“Prima perdevo tempo a cercare preventivi nelle email. Ora apro la scheda cliente e trovo tutto: versioni, invii, storico completo.”
Andrea Galli
Responsabile Commerciale, Termoidraulica Moderna Srl
Per chi e pensata questa funzionalita
E utile se:
- Gestisci piu preventivi contemporaneamente e vuoi tenerli ordinati
- Lavori in team e devi condividere lo stato dei preventivi
- Vuoi che ogni preventivo sia collegato alla trattativa e al cliente
- Hai bisogno di ritrovare rapidamente cosa e stato inviato e quando
Probabilmente non ti serve se:
- Cerchi un software di fatturazione o contabilita
- Fai pochissimi preventivi all'anno e gestisci tutto a memoria
- I tuoi preventivi non sono legati a clienti o trattative specifiche
Domande frequenti
Risultati misurabili
-80%
Tempo per creare un preventivo
+25%
Tasso di conversione preventivi
100%
Tracciabilita versioni
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